Prosessin checklist Tuotteen perustaminen Tuotepyyntö Asiakkaan ja Liidin perustaminen Myyntitarjous Ostotilaus Odoossa Ostolaskun Käsittely Ostotilauksen varastointi eli vastaanotto Myyntitarjouksen vahvistaminen Myyntitilauksen toimitus Myyntilaskun Luominen ja Lähetys Asiakkaalle

Prosessin checklist

Tässä dokumentissa kuvataan tärkeimmät ja pakolliset kentät ja tarkastettavat asiat, sekä toimenpiteet yksittäisen osto-myyntitapahtuman läpiviemiseksi Odoossa. Ohjeiden muista osista löytyy tarkempaa dokumentaatiota toiminnoista.

  • Tuotteen perustaminen

    • Varasto/Tuotteet/Tuotteet
      • Paina näkymässä "Uusi"
      • Pakolliset/huomioitavat kentät:
        • Tuotteen nimi
        • Välilehdellä Yleistiedot:
          • Tuotteen tyyppi: varastotuote tai palvelu
          • Tuotekategoria: huom, menee tuotepyynnössä Verkkokauppaan
          • Asiakasverot: valitse oikea vero tuotteen mukaan
          • Kustannushinta: alv0% , huom - tämä oletusarvona hinta Verkkokauppaan kun teet tuotepyynnön, laita järkevä!
          • Myyntihinta: alv0%
          • Laskutus perustuu: toimitettu määrä
        • Välilhdellä Osto:
          • Toimittajaverot: valitse oikea vero tuotteen mukaan
          • Ostolaskut perustuvat: tilattuihin määriin

  • Tuotepyyntö

    • Tuotekortilla nappi Lähetä Tuotepyyntö
    • Puutteellisista tiedoista tulee virheilmoitus, korjaa ja tee pyyntö uudestaan
    • Onnistuneen pyynnön jälkeen nappi poistuu näkyvistä

Markkinointi ja myynti, asiakkaiden kontaktointi - Odoon ulkopuolella

  • Asiakkaan ja Liidin perustaminen

    • Asiakas:
      • Pakolliset/huomioitavat kentät:
    • Liidi
      • Pakolliset/huomioitavat kentät:

  • Myyntitarjous

    • Huomioitavat kentät:
      • Asiakas
      • Maksuehto (15pv ellei jotain muuta ole sovittu)
      • Tuoteriveiltä:
        • Määrä, yksikköhinta, verot (varmista että oikea veroprosentti valittuna)
    • Myyntitarjouksen lähettäminen:
      • Valikko Tulosta, Myyntitarjous/Myyntitilaus -> PDF tallentuu koneelle, lähetä tämä asiakkaan sähköpostiin yrityksenne sähköpostista

Ostotilaus Hankin Verkkokaupassa - dokumentoitu erikseen: 

  • Ostotilaus Odoossa

    • Kun saat laskun Hankin verkkokaupasta yrityksen sähköpostiin.
    • Ostotilaus Odoossa laskun perusteella:
      • Huomioitavat kentät:
        • Toimittaja (Hanki Oyj)
        • Maksuehto, katso laskusta, oletuksena 15pv.
        • Tuoteriveiltä:
          • Määrä, yksikköhinta, verot (varmista että oikea veroprosentti valittuna)
          • Jos tuoteriveillä alennus (40%) syötä alennus sille varattuun kenttään
        • Vahvista Ostotilaus, niin sille syntyy toimitus (Rekan Kuva yläkulmaan) ja sitten voi tehdä ostolaskun

  • Ostolaskun Käsittely

    • Ostolasku pitää tehdä ennen kuin tuotteen voi ottaa vastaan
    • Lasku luodaan Ostotilauksen yläosasta napilla Luo Ostolasku
    • Siirryt automaattisesti tilauksen ostolaskulle.
    • Pakolliset/Tarkastettavat kentät:
      • Toimittaja
      • Laskupäivä (katso saamastasi laskusta)
      • Kirjauspäivä (laskun luomispäivä, oletus tänään)
      • Maksun viite (katso saamastasi laskusta, kopioi tähän)
      • Eräpäivä (katso saamastasi laskusta)
      • Laskurivit:
        • Tarkista tuotteet, määrät, summat, verot, ale% (jos on) 
      • Yhteensä, laskun kokonaissumma
    • Kun lasku on oikein syötetty, paina Vahvista

  • Ostotilauksen varastointi eli vastaanotto

    • Klikkaa rekan kuvaa päästäksessi toimitukselle
    • Toimituksen tila on Valmis Siirrettäväksi - jos ei ole, ole yhteydessä ylläpitoon
    • Varmista että kaikki tilaamasi tuotteet ovat tosiaan vastaanotolla (jos näin ei ole, puuttuva tuote on luultavasti vahingossa palvelutuote)
    • Paina nappia Vahvista ja avautuvassa ikkunassa hyväksy vahvistus painamalla Muuta
    • Nyt tuotteet siirtyvät yrityksenne varastoon ja ovat valmiita jälleenmyytäväksi

  • Myyntitarjouksen vahvistaminen

      • Paina Vahvista
        • Tarjouksen tila muuttuu arvoon Myyntitilaus
        • Jos tilauksella on varastotuotteita, tilaukselle syntyy Toimitus (rekan kuva yläkulmassa)
        • Jos myytyjä tuotteita tarvitaan varastoon, katso Osto
      • Tilausvahvistuksen lähettäminen:
        • Valikko Tulosta, Myyntitarjous/Myyntitilaus -> PDF tallentuu koneelle, nyt teksteillä Tilaus. Lähetä tämä asiakkaan sähköpostiin yrityksenne sähköpostista

  • Myyntitilauksen toimitus

    • Varastotuotteet:
      • Klikkaa rekan kuvaa päästäksesi toimitukselle
      • Jos toimitettavissa varastotuotteisssa on puutteita, tila on Odottaa
        • Katso Osto, kun tuotteita on saatu varastoon, paina Tarkista Saatavuus jos tila on yhä Odottaa -> tila muuttuu Valmis Siirrettäväksi
      • Kun kaikkia toimitettavia varastotuotteita on varastossa, tila on Valmis Siirrettäväksi:
        • Paina Vahvista, ja avautuvassa ikkunassa hyväksy vahvistus painamalla Muuta
        • Nyt tuotteet on toimitettu ja tilan pitäisi olla Valmis
        • Tuoteriveille ilmestyy kenttään Toimitettu tuotteen määrä ja numerot muuttuvat vaaleansinisiksi -> nämä ok laskuttaa
    • Palvelut:
      • Palvelutuotteet toimitetaan muokkaamalla kyseisen palvelun myyntitilausrivillä kenttää Toimitettu - laita tähän sama määrä kuin myytykkin
      • Numerot muuttuvat vaaleansinisiksi -> nämä ok laskuttaa.
    • Tarkistaa että kaikki tuoterivit ovat toimitettu, sekä varastotuotteet että palvelut, ennen laskun luomista.

  • Myyntilaskun Luominen ja Lähetys Asiakkaalle

    • Paina Myyntitilauksen yläosasta nappia Luo Lasku
      • Aukeavassa ikkunassa valitse Tavallinen Lasku
      • Paina nappia Luo ja Näytä Lasku
    • Lasku on tilassa luonnos. Huomioitavat kentät:
      • Asiakas, tarkista että oikein
      • Laskun päiväys, laita kyseinen päivä ellei erityistä syytä käyttää toista päivämäärää
      • Maksuehdot: 15 päivää, ellei toisin ole sovittu.
      • Laskurivit:
        • Tarkista rivin summat, verot ja verollinen yhteissumma.
        • Tarkista että kaikki laskutettavat rivit myyntitilaukselta ovat mukana
      • Kokonaissumma - tarkistaa että myyntitilaus ja lasku vastaavat toisiaan
    • Tarkistettu lasku hyväksytään painikkeella Vahvista.
    • Vahvistetun laskun lähettäminen asiakkaalle:
      • Valikko Tulosta, Laskut -> PDF tallentuu koneelle, lähetä tämä asiakkaan sähköpostiin yrityksenne sähköpostista.